Page 47 - http://tvs.nlv.vn/trienlam

- Phải có đầy đủ các yếu tố thông tin, yếu tố thể thức;
- Hành văn phù hợp với nội dung và có tính thuyết phục.
* Kết cấu của công văn gồm ba phần:
- Phần đặt vấn đề: Nêu rõ lý do ban hành công văn (tùy
theo từng trường hợp cụ thể để trình bày cho phù hợp).
- Phần giải quyết vấn đề: Là phần quan trọng
nhất, nội dung chính phải căn cứ vào mục đích công
văn để trình bày. Nội dung phải chính xác, cụ thể, rõ
ràng, phù hợp với chủ đề, ngắn gọn nhưng đủ ý, đi
thẳng vào trọng tâm vấn đề đặt ra. Để đạt được yêu
cầu trên phải chú ý đến việc sử dụng từ ngữ, lời văn
giản dị, khiêm tốn và có sức thuyết phục.
+ Nếu là công văn đề nghị, kiến nghị thì phải trình
bày lý do xác đáng, cứ liệu rõ ràng, lập luận chặt chẽ,
lời lẽ cầu thị, khiêm tốn.
+ Nếu là công văn hướng dẫn thì phải cụ thể, dễ
hiểu, nhất quán, bám sát nội dung văn bản hoặc chủ
trương, biện pháp cần giải thích, hướng dẫn thực hiện.
+ Nếu là công văn trả lời thì lý lẽ phải chặt chẽ,
lôgích, có cơ sở, ý tứ phải rõ ràng, dứt khoát.
+ Nếu là công văn đôn đốc, nhắc nhở thì lời lẽ phải
thể hiện sự nghiêm túc, nếu cần thiết phải chỉ rõ các
biện pháp cần thực hiện.
+ Nếu là công văn chỉ đạo thì ý tứ phải rõ ràng, dứt
khoát, lời lẽ phải nghiêm túc.
Trong trường hợp nội dung gồm nhiều ý, có thể phân
thành các tiểu mục để trình bày, như vậy sẽ giúp chủ
thể thi hành dễ nắm bắt trong việc thực hiện.
- Phần kết luận: Cần viết ngắn gọn để giúp cho
những nội dung nêu trong công văn được khẳng định
thêm hoặc làm sáng tỏ thêm yêu cầu thực hiện, nhấn
mạnh thêm sự quan tâm hay xác định trách nhiệm
thực hiện hoặc đề nghị sự giúp đỡ, bày tỏ sự cảm ơn...
Ví dụ 1: Công văn đề nghị
45
Kính gửi: Ủy ban nhân dân huyện...
Hiện nay, tình hình tệ nạn xã hội và trật tự trị an
tại một số tụ điểm kinh doanh karaoke trên địa bàn
xã X đang diễn biến phức tạp. Mặc dù đã có nhiều
biện pháp tích cực nhưng do lực lượng công an còn
thiếu nên chưa thể ngăn ngừa và dẹp bỏ được các tệ
nạn đó. Để làm tốt công tác phòng, chống tệ nạn xã
hội và đảm bảo trật tự trị an trên địa bàn xã, Ủy ban
nhân dân xã X đề nghị Ủy ban nhân dân huyện cho ý
kiến chỉ đạo về các vấn đề sau:..............
Ủy ban nhân dân xã X mong nhận được sự chỉ đạo
và giúp đỡ có hiệu quả của Ủy ban nhân dân huyện....
Xin trân trọng cảm ơn./.
Ví dụ 2: Công văn hướng dẫn
Kính gửi: Các tổ dân phố thuộc phường...
Để triển khai có hiệu quả việc thực hiện dân chủ ở
xã, phường, thị trấn, Ủy ban nhân dân phường... căn
cứ vào Văn bản số.... ngày...... của...... về........ để hướng
dẫn chi tiết một số điểm dưới đây:...........
Ủy ban nhân dân phường đề nghị các tổ dân phố
nghiêm túc thực hiện theo đúng hướng dẫn tại văn bản
này, nếu có vấn đề vướng mắc yêu cầu các tổ trưởng tổ
dân phố gửi ý kiến bằng văn bản để Ủy ban nhân dân
phường kịp thời có thông tin phản hồi./.
Ví dụ 3: Công văn trả lời
Kính gửi: Ông Nguyễn Văn A
Ngày... tháng... năm... Ủy ban nhân dân thị trấn..... đã
nhận được Đơn đề nghị của ông Nguyễn Văn A về vấn
đề............... Sau khi xin ý kiến của Ủy ban nhân dân
huyện... và trao đổi với các ban, ngành, đoàn thể của thị
trấn, Ủy ban nhân dân thị trấn có ý kiến như sau:.............
46