Page 126 - http://tvs.nlv.vn/trienlam
P. 126
b) Quy trình chỉnh lý tài liệu Bước 1: Chia tài liệu theo khối:
Ở cấp xã, quy trình chỉnh lý khoa học đối với tài Thông thường, tài liệu của phông lưu trữ của Ủy ban
liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã được chia nhân dân xã được phân chia thành các nhóm lớn, theo các
thành hai giai đoạn: Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý và mặt hoạt động, bao gồm 6 khối:
giai đoạn tiến hành việc chỉnh lý. I. Khối Tổng hợp;
* Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý II. Khối Nội chính;
Trước khi tiến hành việc chỉnh lý tài liệu cần làm III. Khối Văn xã;
tốt khâu chuẩn bị, bao gồm các việc sau: IV. Khối Nông - Lâm - Ngư;
- Giao nhận tài liệu (phải lập biên bản giao - nhận). V. Khối Địa chính - Xây dựng;
VI. Khối Tài chính - Thương mại.
- Vệ sinh sơ bộ (bảo đảm không làm xáo trộn trật
Đây là 6 khối cơ bản của một phông lưu trữ, khi
tự của tài liệu). phân ra 6 khối cần để riêng tài liệu của mỗi khối. Khi
- Khảo sát tài liệu bao gồm thu thập các thông tin cần
thiết về khối tài liệu để viết báo cáo kết quả khảo sát. tiến hành chia tài liệu về các khối cần căn cứ vào
hướng dẫn phân loại để chia chính xác. Nếu để nhầm
- Thu thập bổ sung tài liệu nhằm tập trung triệt để tài khối sẽ ảnh hưởng đến các bước tiếp theo.
liệu trước khi chỉnh lý tránh mất mát thất lạc tài liệu. Bước 2: Chia tài liệu theo ngành hoạt động:
- Viết các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế Trong mỗi khối, tài liệu được phân chia theo các
hoạch chỉnh lý, nhằm thống nhất về nghiệp vụ chỉnh lý. ngành hoạt động. Sau khi chia tài liệu ra các khối thì tiến
- Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông. hành chia tài liệu trong mỗi khối ra các ngành hoạt động.
- Bản hướng dẫn phân loại tài liệu và hướng dẫn Mỗi ngành hoạt động của các khối được để riêng.
lập, phục hồi hồ sơ. Cụ thể như sau:
- Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu.
- Lập kế hoạch chỉnh lý. I Khối Tổng hợp II Khối Nội chính
* Giai đoạn tiến hành việc chỉnh lý 1 Vấn đề chung 1 Vấn đề chung
Một là, phân loại tài liệu trong chỉnh lý:
Căn cứ vào phương án phân loại đã chọn cho phông 2 Kế hoạch 2 Tổ chức chính
lưu trữ của Ủy ban nhân dân cấp xã là phương án “Thời quyền
gian - Mặt hoạt động” và các bản hướng dẫn phân loại, 3 Thống kê 3 Quân sự
lập hồ sơ, tiến hành phân chia tài liệu thành các nhóm
theo thứ tự sau: 4 ................ 4 ..............
123 124
