Page 129 - http://tvs.nlv.vn/trienlam
P. 129
- Tách, nhập, thành lập, giải thể tổ chức Hai là, lập hồ sơ tài liệu:
Sau khi phân loại tài liệu đến nhóm nhỏ cuối cùng
- Xây dựng và củng cố chính quyền
tương đương với hồ sơ (đơn vị bảo quản), thì tiến hành
- Phân công nhiệm vụ lập hồ sơ. Khi lập hồ sơ, nếu thấy có những văn bản
- Quy chế làm việc không liên quan, không có giá trị thì loại ra hoặc
chuyển sang hồ sơ khác cho phù hợp.
b Tổ chức cán bộ Khi xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ thì phải
- Chỉ tiêu biên chế lấy văn bản có giá trị cao nhất trong hồ sơ để định thời
- Tiếp nhận, thuyên chuyển... hạn bảo quản cho hồ sơ đó.
Việc lập hồ sơ tài liệu ở đây chỉ thực hiện đối với
- Giải quyết chế độ, chính sách đối với cán bộ, các nhóm nhỏ cuối cùng. Sau bước phân loại cuối cùng,
công chức tài liệu được phân ra thành các nhóm nhỏ. Mỗi nhóm
- ... nhỏ đó cần có một hồ sơ tương ứng để lưu trữ.
Các loại hồ sơ cần lập bao gồm:
Bước 5: Sắp xếp tài liệu theo trình tự thời gian: + Loại hồ sơ vụ việc là những hồ sơ hình thành
Tài liệu trong mỗi nhóm nhỏ cuối cùng nói trên được trong quá trình giải quyết một công việc kể từ khi bắt
sắp xếp theo thời gian, tính theo năm hoặc nhiệm kỳ. đầu công việc đến khi kết thúc.
Như vậy, việc phân loại tài liệu được tiến hành + Loại hồ sơ nhân sự là những hồ sơ có các tài liệu
theo trình tự các bước, từ bước phân loại tài liệu ra về cá nhân.
các khối, các mặt hoạt động, các lĩnh vực, các công + Loại hồ sơ dự án là hồ sơ về các dự án của địa phương.
+ Loại hồ sơ mùa vụ là hồ sơ về sản xuất như vụ
tác lớn đến các vụ việc tương đương với một hồ sơ đông - xuân, vụ hè - thu,...
(đơn vị bảo quản). + Loại hồ sơ kỳ họp, hội nghị: gồm các văn bản liên
Cần lưu ý rằng không chia tài liệu theo năm ngay quan đến một kỳ họp hoặc hội nghị của xã.
từ đầu vì sẽ làm xé lẻ tài liệu. Các tài liệu của Đảng + Loại hồ sơ tên gọi văn bản (tập lưu văn bản) ở
ủy, Hội đồng nhân dân và các tổ chức chính trị - xã hội văn phòng Ủy ban nhân dân xã.
trong xã được sắp xếp thành khối riêng, theo nhiệm kỳ Quy trình lập hồ sơ nhóm nhỏ:
và trong mỗi nhiệm kỳ lại dựa theo các kỳ họp và các Hồ sơ ở nhóm nhỏ cuối cùng được lập theo quy
mặt hoạt động của từng tổ chức. trình như sau:
127 128
