Page 131 - http://tvs.nlv.vn/trienlam
P. 131
- Loại ra khỏi hồ sơ những tài liệu văn bản trùng,
thừa, hết giá trị. Mẫu phiếu tin tài liệu hành chính
- Đối với tài liệu hết giá trị cũng cần để riêng và (Trình bày trên 2 mặt của tờ giấy
viết tiêu đề tóm tắt để thống kê thành danh mục tài khổ A5: 148 x 210mm)
liệu hết giá trị.
- Mỗi hồ sơ không nên dày quá 4 cm. Nếu hồ sơ PHIẾU TIN
dày, nên chia thành các phần nhỏ để thuận tiện cho
việc bảo quản. Mặt trước
- Mỗi hồ sơ được lập cần để vào trong một tờ bìa 1. Tên (hoặc mã) kho lưu trữ:.............................
tạm hoặc một sơmi riêng và đánh một số tạm thời, 2. Tên (hoặc mã) phông:......................................
đồng thời ghi số đó và những thông tin ban đầu về một
hồ sơ như: tên viết tắt của các nhóm (nếu có) theo 3. Số lưu trữ:
phương án phân loại tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn a. Mục lục số:.......................
bảo quản, thời gian muộn nhất và sớm nhất của tài b. Hộp số:.............................
liệu trong hồ sơ lên một tấm thẻ tạm hoặc phiếu tin. c. Hồ sơ số:...........................
Ba là, xác định giá trị tài liệu: 4. Ký hiệu thông tin:...........................................
Xác định giá trị tài liệu được kết hợp thực hiện khi 5. Tiêu đề hồ sơ:...................................................
phân loại tài liệu và khi lập hồ sơ tài liệu. 6. Chú giải:..........................................................
Bốn là, biên mục hồ sơ (đơn vị bảo quản):
Biên mục hồ sơ được thực hiện sau khi lập hồ sơ.
Biên mục hồ sơ (đơn vị bảo quản) gồm những nội dung Mặt sau
sau: đánh số tờ, viết mục lục văn bản, viết chứng từ 7. Thời gian của tài liệu:....................................
kết thúc, viết bìa hồ sơ. a. Bắt đầu:..................... b. Kết thúc..................
(i) Đánh số tờ 8. Ngôn ngữ:........................................................
Sau khi sắp xếp các văn bản của hồ sơ theo một thứ 9. Bút tích:...........................................................
tự nhất định thì tiến hành việc đánh số tờ tài liệu. Việc 10. Số lượng tờ:....................................................
đánh số tờ nhằm cố định trật tự sắp xếp của các văn 11. Thời hạn bảo quản:.......................................
bản trong hồ sơ.
Cách đánh số tờ như sau: 12. Chế độ sử dụng.............................................
+ Dùng bút chì đen, mềm hoặc máy dập số để đánh 13. Tình trạng vật lý..........................................
số tờ tài liệu. 14. Ghi chú..........................................................
129 130
