Page 96 - http://tvs.nlv.vn/trienlam

Trường hợp chưa xây dựng được danh mục hồ sơ luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo hay ảnh, băng
thì tiêu đề hồ sơ ghi một cách đơn giản thể hiện nội ghi âm, ghi hình có liên quan.
dung vấn đề cần lập hồ sơ để tiện cho việc thu thập, + Tránh nhầm lẫn, đưa văn bản thuộc hồ sơ này
cập nhật văn bản trong quá trình giải quyết công việc vào hồ sơ khác hay những văn bản không liên quan
vào hồ sơ. trực tiếp, không thuộc trách nhiệm theo dõi giải quyết
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ: vào hồ sơ.
Việc thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình Trách nhiệm thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
vào hồ sơ là việc làm có ý nghĩa lớn và là một nội do công chức chuyên môn thực hiện. Ví dụ: Công chức
dung quan trọng trong việc lập hồ sơ công việc. Tư pháp - hộ tịch có trách nhiệm lập hồ sơ thuộc lĩnh
Mục đích của việc làm này là bảo đảm cho hồ sơ vực tư pháp - hộ tịch đang theo dõi thực hiện.
được hình thành có đầy đủ các văn bản, tài liệu để - Kết thúc hồ sơ:
phản ánh về một vấn đề, một sự việc hay về một đối Sau khi giải quyết xong công việc thì hồ sơ cũng kết
tượng cụ thể; giúp cho việc nghiên cứu được chính thúc. Để hoàn chỉnh hồ sơ về công việc, công chức chuyên
xác, rõ ràng, đầy đủ thông tin. môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã được phân công theo
Hồ sơ sau khi đã thu thập, cập nhật đầy đủ các văn dõi, giải quyết có trách nhiệm thực hiện các thủ tục kết
bản, tài liệu thì mới tiến hành được các thao tác nghiệp thúc và biên mục hồ sơ. Công việc này được thực hiện cụ
vụ như sắp xếp văn bản, tài liệu và biên mục hồ sơ để thể như sau:
chuẩn bị cho việc nộp lưu hồ sơ. Bước 1: Tiếp tục thu thập, bổ sung những văn bản,
Khi hồ sơ đã được mở cần thu thập những văn bản tài liệu còn thiếu vào hồ sơ:
đang giải quyết hay đã giải quyết xong để đưa vào hồ Trong quá trình thu thập, bổ sung lập hồ sơ, nếu
sơ; bao gồm:
+ Văn bản đi, văn bản đến, các phiếu trình. một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu có thể phân chia
+ Ý kiến tham gia của các bộ phận chức năng. thành các tập - đơn vị bảo quản một cách hợp lý (mỗi
+ Ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo. tập hoặc đơn vị bảo quản không nên dày quá 4 cm) để
+ Các tài liệu khác liên quan như tài liệu phim, thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng.
ảnh, ghi âm (nếu có). Bước 2: Xác định giá trị văn bản, tài liệu trong hồ sơ:
Khi thu thập văn bản, tài liệu để đưa vào hồ sơ, + Xem xét và loại ra khỏi hồ sơ những văn bản
cần lưu ý: trùng, thừa; bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính
+ Tránh làm thất lạc, đặc biệt là những văn bản, tài (trừ bản thảo văn bản quy phạm pháp luật và bản thảo
liệu dễ bị thất lạc như bài phát biểu của lãnh đạo, tham văn bản về những vấn đề quan trọng có ghi các ý kiến

93 94