Page 97 - http://tvs.nlv.vn/trienlam
P. 97
chỉ đạo, giải quyết hay ý kiến tham khảo khác nhau) Ảrập để đánh số tờ. Ví dụ: 01, 02, 03, 04, 05,... dùng
hoặc các tài liệu tham khảo không thực sự cần thiết. bút chì đen ký hiệu 2B, 4B, không dùng bút mực để
+ Soát xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ và chỉnh đánh số tờ.
sửa cho phù hợp (căn cứ vào thực tế tài liệu). + Nếu văn bản có khổ giấy lớn hơn A4 khi đánh số tờ
Bước 3: Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ: phải gấp văn bản bằng khổ A4 và đánh một số thứ tự.
+ Mục đích của việc làm này là cố định trật tự các văn + Nếu văn bản có ảnh đi kèm để minh họa cho nội
bản, tài liệu; đảm bảo mối liên kết chặt chẽ giữa các văn dung tài liệu phải cho ảnh vào phong bì và đính kèm
bản, tài liệu với nhau, làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự văn bản.
việc một cách rõ ràng; giúp cho việc theo dõi, nghiên cứu + Trường hợp đánh sót thì phải thêm các ký hiệu
giải quyết công việc hằng ngày cũng như tra cứu, sử dụng a, b, c,... vào sau các số sót. Ví dụ: 20a, 20b, 20c.
khi cần thiết sau này được thuận tiện. + Trường hợp đánh nhảy số thì không phải đánh
+ Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo lại và ghi chú vào chứng từ kết thúc (Ví dụ: không có
trình tự thời gian hoặc diễn biến sự việc, phản ánh tờ 154) để tiện cho quản lý, theo dõi văn bản, tài liệu
đúng nội dung công việc đã diễn ra. trong hồ sơ.
+ Nếu trong hồ sơ có phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, + Viết mục lục văn bản:
ghi hình thì nên đưa phim, ảnh vào bì, băng, đĩa cất Mục lục văn bản là bản thống kê tất cả các văn bản,
vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ. tài liệu trong hồ sơ; giới thiệu một cách có hệ thống thành
Bước 4: Chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ:
Trường hợp khi công việc kết thúc, thành phần, nội phần, nội dung của từng văn bản và vị trí sắp xếp của
dung của các văn bản, tài liệu trong hồ sơ không phù chúng trong hồ sơ để tra tìm được dễ dàng, thuận lợi.
hợp với tiêu đề hồ sơ dự kiến trong danh mục, người Ngoài ra, mục lục văn bản còn nhằm mục đích thống kê
lập hồ sơ cần chỉnh sửa, hoàn thiện lại tiêu đề hồ sơ và cố định thứ tự sắp xếp văn bản của hồ sơ để bảo quản
theo thực tế. được tốt.
Bước 5: Biên mục hồ sơ: Mục lục văn bản trong hồ sơ được in sẵn ở trang 2
Mục đích của việc làm biên mục hồ sơ nhằm quản hoặc trang 3 bìa hồ sơ hay viết thành tờ riêng và xếp
lý, theo dõi các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ và phục trước các văn bản của hồ sơ.
vụ cho việc nghiên cứu được thuận tiện và tra tìm các Thông thường những hồ sơ có giá trị lưu trữ vĩnh
văn bản, tài liệu trong hồ sơ được nhanh chóng. viễn mới cần lập mục lục. Tuy nhiên, đối với các hồ sơ
Nội dung thực hiện biên mục hồ sơ, bao gồm: có thời hạn bảo quản ngắn hơn nếu được viết mục lục
+ Đánh số tờ: Mỗi tờ văn bản trong hồ sơ được đánh văn bản cũng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản
một số vào góc phải, phía trên tờ văn bản. Dùng chữ số lý và tra tìm khi cần thiết.
95 96
