Page 99 - http://tvs.nlv.vn/trienlam

Mẫu Mục lục văn bản • Ngày, tháng, năm lập hồ sơ.
• Người lập hồ sơ.
MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU Khi viết chứng từ kết thúc cần phải viết rõ, chính
Số, ký hiệu hồ sơ:..............
Năm..... xác đầy đủ theo đúng quy định. Người lập hồ sơ có
trách nhiệm viết chứng từ kết thúc ghi chính xác ngày,
tháng, năm lập hồ sơ và ký tên vào chứng từ kết thúc.
Ngày, Tên loại Chứng từ kết thúc có thể in sẵn hoặc đánh máy và để
Số ký tháng, và Tác Tờ số/ Ghi vào vị trí cuối hồ sơ sau tờ văn bản cuối cùng trong hồ sơ.
giả
STT hiệu văn năm trích yếu văn Trang chú Mẫu Chứng từ kết thúc
bản văn nội dung số
bản văn bản bản CHỨNG TỪ KẾT THÚC
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Hồ sơ số (Đơn vị bảo quản số...)

01 14/KH- 01/01/ Kế hoạch Ủy 01 1. Hồ sơ này có:... tờ (viết bằng chữ............ tờ) được
UBND 2016 xây dựng ban đánh số từ..... đến..... Có các trang trùng số..................;
và phát nhân khuyết số..................
triển kinh dân 2. Mục lục văn bản......... tờ (viết bằng chữ............ tờ)
tế - xã hội huyện 3. Tình trạng của tài liệu:
của huyện Yên ..., ngày... tháng... năm...
từ năm Lạc Người lập hồ sơ
2016 đến
năm 2020 (Ký và ghi rõ họ tên)
+ Viết bìa hồ sơ:
+ Viết chứng từ kết thúc: Đây là công việc cuối cùng của lập hồ sơ công việc.
Chứng từ kết thúc là bản ghi chép những thông tin Mục đích của công việc này là:
cần thiết về hồ sơ để phục vụ cho việc bảo quản hồ sơ đó. • Hoàn chỉnh tiêu đề hồ sơ hoặc giới thiệu tóm tắt,
Các thông tin cần đưa vào chứng từ kết thúc bao gồm: đầy đủ các thông tin về một hồ sơ đã lập.
• Số lượng tờ văn bản. • Chuẩn bị cho việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ.
• Số lượng tờ mục lục văn bản. • Tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm.
• Trạng thái vật lý của các văn bản, tài liệu có bên Chữ viết trên bìa hồ sơ phải rõ ràng, dễ đọc, trình
trong hồ sơ (chẳng hạn: chất lượng văn bản, tài liệu bị bày các thông tin trên bìa hồ sơ phải chính xác, đúng
rách, mờ...). kỹ thuật làm nổi bật những yếu tố thông tin chủ yếu.

97 98