Page 93 - http://tvs.nlv.vn/trienlam
P. 93
* Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ Lưu ý: Đối với việc lập hồ sơ điện tử: Danh mục hồ
Thời hạn bảo quản của hồ sơ có thể vĩnh viễn hoặc sơ được cập nhật cho từng công chức của Ủy ban nhân
trong một thời gian nhất định (tính bằng số lượng dân cấp xã trên hệ thống.
năm cụ thể), tùy theo tầm quan trọng, các đặc điểm Hai là, tiến hành việc lập hồ sơ công việc.
và yêu cầu của từng loại hồ sơ. Thời hạn bảo quản hồ * Đối với hồ sơ giấy
sơ được xác định dựa trên các cơ sở sau: - Mở hồ sơ:
1
- Nội dung, tính chất của vấn đề, sự việc được phản Mở hồ sơ là lấy bìa hồ sơ theo mẫu quy định , ghi
ánh trong hồ sơ; các thông tin như tên cơ quan, tên lĩnh vực hoạt động;
- Ý nghĩa, tác dụng của hồ sơ với việc theo dõi, giải số ký hiệu hồ sơ; tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản lên
quyết công việc; bìa, để chuẩn bị cho lập hồ sơ công việc đã phân công
- Nhu cầu khai thác, sử dụng; đối với từng cán bộ, công chức chuyên môn.
- Các quy định của pháp luật hiện hành về thời hạn Đầu năm, căn cứ vào bản danh mục hồ sơ, công
bảo quản tài liệu, về thành phần hồ sơ, về tài liệu nộp lưu chức Văn phòng - thống kê xã hướng dẫn các công chức
vào lưu trữ lịch sử các cấp hoặc bảng thời hạn bảo quản chuyên môn khác ghi số, ký hiệu và tên hồ sơ, thời hạn
tài liệu của Ủy ban nhân dân cấp trên quy định. bảo quản, thời gian lập vào bìa hồ sơ (mỗi tờ bìa là một
* Ghi số và ghi ký hiệu của hồ sơ: hồ sơ).
Nếu chưa xây dựng được danh mục hồ sơ thì căn
- Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm: số thứ tự được cứ vào kế hoạch công tác viết sẵn một số bìa thường
đánh bằng chữ số Ảrập và ký hiệu (chữ viết tắt) của đề lệ để quản lý văn bản đi, văn bản đến. Trường hợp
mục lớn. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong danh chưa dự kiến được hết công việc, khi có công việc
mục hồ sơ (tên mặt hoạt động) do Ủy ban nhân dân cấp phát sinh thì bổ sung và ghi thêm tiêu đề hồ sơ để
xã quy định cụ thể. tập hợp văn bản vào hồ sơ cần lập.
Khi đánh số hồ sơ, có thể chọn một trong hai cách sau: Mở hồ sơ có danh mục là căn cứ vào các thông tin
- Cách thứ nhất: Số của hồ sơ được đánh liên tục trong bản danh mục hồ sơ đã xây dựng để ghi các
trong toàn danh mục, bắt đầu từ số 01 cho đến hết. thông tin đó lên bìa hồ sơ.
- Cách thứ hai: Số của hồ sơ được đánh liên tục
trong phạm vi từng đề mục lớn (theo đơn vị công tác _____________
hoặc theo lĩnh vực hoạt động), bắt đầu từ số 01 cho đến 1. Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ
trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn
hết số hồ sơ của đề mục lớn đó. quốc gia.
91 92
