Page 91 - http://tvs.nlv.vn/trienlam

hợp dự thảo danh mục hồ sơ chung của Ủy ban nhân nội dung văn bản, địa điểm, thời gian. Trật tự của các
dân cấp xã; tiến hành bổ sung, chỉnh sửa, hoàn chỉnh yếu tố thông tin có thể thay đổi tùy theo từng loại hồ
dự thảo; trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã duyệt, sơ. Các tên hồ sơ trong mỗi đề mục cần được sắp xếp
ban hành. theo trình tự từ những tiêu đề hồ sơ về các công việc
* Quy trình xây dựng danh mục hồ sơ: chung, mang tính tổng hợp đến những tiêu đề hồ sơ về
Bước 1: Xây dựng khung đề mục trong danh mục các công việc cụ thể.
hồ sơ của Ủy ban nhân dân cấp xã được xây dựng Mẫu Danh mục hồ sơ
theo các lĩnh vực hoạt động của Ủy ban nhân dân
cấp xã, mỗi lĩnh vực hoạt động có một khung đề mục, ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
trong đó các đề mục lớn là các hoạt động chủ yếu của XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN... Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
lĩnh vực đó, các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức
năng, nhiệm vụ hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp DANH MỤC HỒ SƠ
xã gắn với từng lĩnh vực hoạt động cụ thể. Các đề
mục lớn và nhỏ được sắp xếp theo trình tự: từ chung Năm.......
đến riêng, từ khái quát đến cụ thể, có kết hợp vị trí (Kèm theo Quyết định số... ngày... tháng... năm.... của...)
và tầm quan trọng.
Bước 2: Xác định các hồ sơ cần lập: Căn cứ để lập Số và Tên đề mục Thời Người Ghi
danh mục hồ sơ là các chương trình kế hoạch và ký hiệu và tiêu đề hồ sơ hạn bảo lập chú
nhiệm vụ công tác năm của Ủy ban nhân dân cấp hồ sơ quản hồ sơ
xã, công việc cụ thể của từng công chức chuyên môn (1) (2) (3) (4) (5)
hoặc chủ trì giải quyết nếu có nhiều bộ phận, nhiều I. TÊN ĐỀ MỤC
người tham gia. Các đề mục lớn được đánh số liên
tục bằng chữ số La mã (I, II...); các đề mục nhỏ của LỚN
từng đề mục lớn được đánh số riêng, liên tục bằng 1. Tên đề mục nhỏ
chữ số Ảrập (1, 2, 3, 4...) Tiêu đề hồ sơ
Bước 3: Đặt tiêu đề hồ sơ: Tiêu đề của hồ sơ cần
viết ngắn gọn, rõ ràng, phản ánh khái quát nội dung Danh mục hồ sơ này có....... hồ sơ, bao gồm:
các văn bản tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo ...... hồ sơ bảo quản vĩnh viễn.
dõi, giải quyết công việc. Các yếu tố thông tin bên ...... hồ sơ bảo quản có thời hạn.
trong tên hồ sơ gồm: tên loại văn bản, tác giả văn bản,

89 90