Page 108 - http://tvs.nlv.vn/trienlam

3. Các loại tài liệu lưu trữ cấp xã II- MỘT SỐ NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ CƠ BẢN

Tài liệu lưu trữ tại Hội đồng nhân dân, Ủy ban Trong phạm vi cuốn sách, chúng tôi chỉ tập trung
nhân dân cấp xã có nhiều loại khác nhau, thông
đề cập đến các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu trên vật mang
thường được chia thành các loại: tin là giấy.
- Tài liệu hành chính: là các loại văn bản quản lý
nhà nước có giá trị phản ánh các mặt hoạt động quản 1. Xác định giá trị tài liệu
lý của địa phương, bao gồm: các văn bản quy phạm a) Khái niệm
pháp luật như Nghị quyết của Hội đồng nhân dân,
Quyết định của Ủy ban nhân dân và các hình thức văn Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu
bản hành chính khác. theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn nhất
định để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời
- Tài liệu khoa học - kỹ thuật: chủ yếu là tài liệu thuộc hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
nhóm xây dựng cơ bản và một số ít thuộc nhóm báo cáo Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã phải
nghiên cứu khoa học liên quan đến địa phương. Các công tiến hành việc xác định giá trị tài liệu trên cơ sở phân
trình xây dựng ở địa phương như công trình xây dựng khối tài liệu thành hai loại: tài liệu có giá trị cần bảo
trường học, xây dựng trụ sở Hội đồng nhân dân, Ủy ban quản và tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
nhân dân, công trình thủy lợi của địa phương, công trình
đài tưởng niệm các anh hùng liệt sĩ, trạm y tế,... b) Các giai đoạn xác định giá trị tài liệu
- Tài liệu nghe - nhìn: Hiện nay, trong các tài liệu Đối với cấp xã, việc xác định giá trị tài liệu được
nghe - nhìn tại Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tiến hành ở hai giai đoạn: Giai đoạn văn thư và giai
cấp xã, tài liệu ảnh là phổ biến nhất và có số lượng đáng đoạn lưu trữ.
kể phản ánh các hoạt động của địa phương trên các lĩnh - Xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn văn thư
vực; tài liệu ghi âm cũng có nhưng không nhiều, chủ yếu Giai đoạn văn thư là giai đoạn tài liệu được hình
phản ánh các hoạt động văn hóa, văn nghệ, tuyên thành trong quá trình giải quyết công việc. Khi công
truyền; tài liệu phim điện ảnh lại càng ít hơn. việc chưa kết thúc, tài liệu đó đang có giá trị hiện hành
- Tài liệu điện tử: ngày càng nhiều và dần chiếm ưu và được sử dụng để giải quyết những công việc trước
thế với những kỹ thuật hiện đại. Tại Hội đồng nhân khi giao nộp vào lưu trữ cấp xã để bảo quản.
dân, Ủy ban nhân dân cấp xã, tài liệu điện tử chủ yếu là Việc xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn văn thư
phần mềm quản lý tài chính - kế toán, thống kê, quản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã được
lý đất đai, văn phòng,... đặt ra ngay từ khi lập danh mục hồ sơ và chủ yếu

105 106