Page 109 - http://tvs.nlv.vn/trienlam

trong việc lựa chọn tài liệu để lập hồ sơ. Khi lập danh cấp xã có danh mục hồ sơ thì việc xác định giá trị tài
mục hồ sơ, công chức Văn phòng - thống kê (hoặc người liệu vẫn trên cơ sở lập hồ sơ riêng lẻ là chủ yếu.
làm công tác văn thư, lưu trữ) phải xác định được Tài liệu được hình thành ở giai đoạn văn thư là công
những hồ sơ cần lập và xác định thời hạn bảo quản của cụ, phương tiện hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy
những hồ sơ đó để lựa chọn những tài liệu nào cần lập ban nhân dân cấp xã. Sau khi công việc kết thúc, tài liệu
hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ Ủy ban nhân dân cấp xã, của mỗi sự việc được xếp vào từng hồ sơ. Hồ sơ đó được
những loại hồ sơ tài liệu nào không cần nộp vào lưu trữ giữ lại một năm tại nơi lập sau khi kế hoạch công tác
Ủy ban nhân dân cấp xã. năm của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã đã
Việc lập danh mục hồ sơ phải dựa vào chức năng, kết thúc và các công việc được giải quyết trong năm đã
nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân cấp xã và quy định tại xong thì tiến hành phân loại các hồ sơ đã được lập theo
Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ các nhóm có thời hạn bảo quản khác nhau. Những hồ sơ
Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu đó được để lại bộ phận hình thành hồ sơ, trong thời hạn
hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, một năm kể từ ngày công việc kết thúc phải nộp vào lưu
tổ chức và các bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu trữ cấp xã theo quy định của pháp luật.
chuyên ngành của các cơ quan chuyên môn có thẩm Ví dụ: Theo Danh mục hồ sơ thì công chức Địa
quyền, đồng thời dựa trên các nguyên tắc, yêu cầu: chính - xây dựng của Ủy ban nhân dân cấp xã phải lập
- Mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài những hồ sơ theo bảng sau:
liệu của Ủy ban nhân dân cấp xã không được thấp hơn
mức quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV và bảng STT Tài liệu Thời gian
thời hạn bảo quản chuyên ngành. bảo quản
- Lưu ý đến những giai đoạn, thời điểm lịch sử để 01 Tài liệu đăng ký nhà ở, đất ở đã Vĩnh viễn
có thể nâng mức thời hạn bảo quản của tài liệu lên được cấp giấy chứng nhận quyền
cao hơn so với mức quy định. sở hữu nhà ở và quyền sử dụng
- Đối với những nhóm hồ sơ chưa được quy định tại đất ở đô thị
Thông tư số 09/2011/TT-BNV thì có thể vận dụng các mức 02 Hồ sơ địa chính gồm: Vĩnh viễn
thời hạn bảo quản của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng. - Bản đồ địa chính
Tuy nhiên, xác định giá trị tài liệu cũng chỉ là - Sổ địa chính
tương đối vì thời hạn bảo quản của nó có thể thay đổi - Sổ mục kê
khi đưa hồ sơ được lập đó vào bảo quản ở lưu trữ cấp - Sổ theo dõi biến động đất
xã; đồng thời khi Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân - Biểu thống kê diện tích đất

107 108