Page 78 - http://tvs.nlv.vn/trienlam

tháng của văn bản; đóng dấu cơ quan và dấu khẩn, mật - Ghi thời gian ban hành văn bản: Là ngày, tháng, năm
(nếu có). Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn văn bản được thông qua hoặc ký ban hành.
thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, Bước 2: Đăng ký văn bản đi.
chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Để quản lý thuận tiện, công chức Văn phòng -

a) Quy trình thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản thống kê lập các loại sổ đăng ký văn bản đi sau:
đi truyền thống (văn bản giấy) - Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật,
- Sổ đăng ký quyết định cá biệt (nếu cần thiết),
Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản. - Sổ đăng ký các loại văn bản hành chính còn lại,
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: - Sổ đăng ký văn bản mật.
trước khi phát hành văn bản nếu phát hiện sai sót thì Bước 3: Nhân bản, đóng dấu Hội đồng nhân dân,
báo cáo người có thẩm quyền xem xét, giải quyết. Ủy ban nhân dân cấp xã và dấu mức độ khẩn, mật
- Cấp số văn bản (nếu có).
+ Tất cả văn bản đi (trừ văn bản quy phạm pháp * Nhân bản
luật) của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng
được ghi số theo hệ thống số chung của Hội đồng nhân được xác định ở phần “Nơi nhận” của văn bản và
dân, Ủy ban nhân dân cấp xã do công chức Văn phòng - đúng thời gian quy định. Việc nhân bản văn bản mật
thống kê thống nhất quản lý; số được lấy theo thứ tự đi được thực hiện theo quy định tại Điều 3 Nghị định
và trình tự thời gian ban hành văn bản của Hội đồng số 26/2020/NĐ-CP.
nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã trong năm (bắt đầu * Đóng dấu cơ quan
liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào - Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn
ngày 31 tháng 12 hằng năm), số và ký hiệu văn bản bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng
của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã là đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu
duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
và văn bản điện tử. - Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn
+ Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được
ghi bằng chữ số Ảrập, số được đánh theo từng loại thực hiện theo quy định của bộ trưởng, thủ trưởng cơ
văn bản do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quan quản lý ngành.
cấp xã ban hành trong một năm, bắt đầu liên tiếp từ - Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải
số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần
tháng 12 hằng năm và đăng ký riêng. các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 5 trang văn bản.

75 76