Page 82 - http://tvs.nlv.vn/trienlam

- Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn - Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước
bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy fax hoặc ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng
qua mạng, sau đó phải gửi bản chính. tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội
- Chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
định tại Điều 4 Nghị định số 26/2020/NĐ-CP. - Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn
* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện
Công chức Văn phòng - thống kê có trách nhiệm theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau: - Công chức Văn phòng - thống kê có trách nhiệm
- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng
đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định bản lưu tại văn phòng theo quy định của pháp luật và
những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do người soạn thảo quy định cụ thể của Ủy ban nhân dân cấp xã.
văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu b) Quy trình thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản
thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi đi điện tử
nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản Bước 1: Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ
không bị thiếu hoặc thất lạc. thuật trình bày văn bản.
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó - Công chức được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản:
mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho người soạn + Dự thảo văn bản; đưa dự thảo văn bản vào Hệ
thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản thống; dự kiến mức độ “khẩn” (nếu có); xin ý kiến đóng
đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết. góp; tiếp thu và hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo đơn
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp vị xem xét.
thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. + Cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin:
Bước 5: Lưu văn bản đi. Tên loại, trích yếu, ngôn ngữ, mức độ khẩn, hạn trả
- Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau: lời (nếu có) vào dữ liệu quản lý văn bản đi (mục I,
+ Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại phần II, Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP).
bộ phận văn phòng và bản chính lưu trong hồ sơ theo - Lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp xã xem xét, cho ý
dõi, giải quyết công việc. kiến và chịu trách nhiệm về nội dung dự thảo, chuyển
+ Bản gốc lưu tại bộ phận văn phòng phải được dự thảo đến công chức Văn phòng - thống kê kiểm tra
đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký. thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

79 80