Page 74 - http://tvs.nlv.vn/trienlam

văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối Khi trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã xem xét,
tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. quyết định, người chủ trì phải trình kèm văn bản tham
+ Sau khi tiếp nhận văn bản đến, công chức chuyên gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
môn hoặc người được phân công giải quyết trực tiếp - Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
theo dõi, giải quyết văn bản đến. + Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết
+ Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
bản chuyển qua mạng, công chức Văn phòng - thống kê + Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao cho công
phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và chức Văn phòng - thống kê theo dõi, đôn đốc việc giải
ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã quyết văn bản đến.
đăng ký trước đó và chuyển cho công chức chuyên môn + Công chức Văn phòng - thống kê có nhiệm vụ
hoặc người được phân công giải quyết đã nhận bản tổng hợp số liệu để báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân
Fax, văn bản chuyển qua mạng. cấp xã về việc giải quyết văn bản đến.
Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải + Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”,
quyết văn bản đến. công chức Văn phòng - thống kê có trách nhiệm theo
dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn
- Giải quyết văn bản đến quy định.
+ Khi nhận được văn bản đến, công chức chuyên
môn hoặc người được phân công giải quyết có trách b) Quy trình thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản
nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật điện tử đến
quy định hoặc theo quy định của Ủy ban nhân dân cấp Bước 1: Tiếp nhận văn bản điện tử đến.
xã. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn - Công chức Văn phòng - thống kê phải kiểm tra
phải giải quyết trước. tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực
+ Khi trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã xem hiện tiếp nhận trên Hệ thống.
xét, quyết định phương án giải quyết, người được phân - Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các
công giải quyết văn bản đến phải đính kèm phiếu giải quy định hiện hành hoặc gửi sai nơi nhận thì công
quyết văn bản đến. chức Văn phòng - thống kê phải trả lại cho cơ quan, tổ
Đối với văn bản đến có liên quan đến nhiều cá chức gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện
nhân, người chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì công chức Văn
bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản phòng - thống kê báo ngay người có trách nhiệm giải
đến) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan. quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

71 72