Page 77 - http://tvs.nlv.vn/trienlam

tháng của văn bản; đóng dấu cơ quan và dấu khẩn, mật
(nếu có). Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn
thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký,
chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
a) Quy trình thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản
đi truyền thống (văn bản giấy)
Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản.
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
trước khi phát hành văn bản nếu phát hiện sai sót thì
báo cáo người có thẩm quyền xem xét, giải quyết.
- Cấp số văn bản
+ Tất cả văn bản đi (trừ văn bản quy phạm pháp
luật) của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã
được ghi số theo hệ thống số chung của Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân cấp xã do công chức Văn phòng -
thống kê thống nhất quản lý; số được lấy theo thứ tự
và trình tự thời gian ban hành văn bản của Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã trong năm (bắt đầu
liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào
ngày 31 tháng 12 hằng năm), số và ký hiệu văn bản
của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã là
duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy
và văn bản điện tử.
+ Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được
ghi bằng chữ số Ảrập, số được đánh theo từng loại
văn bản do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân
cấp xã ban hành trong một năm, bắt đầu liên tiếp từ
số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31
tháng 12 hằng năm và đăng ký riêng.
75
- Ghi thời gian ban hành văn bản: Là ngày, tháng, năm
văn bản được thông qua hoặc ký ban hành.
Bước 2: Đăng ký văn bản đi.
Để quản lý thuận tiện, công chức Văn phòng -
thống kê lập các loại sổ đăng ký văn bản đi sau:
- Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật,
- Sổ đăng ký quyết định cá biệt (nếu cần thiết),
- Sổ đăng ký các loại văn bản hành chính còn lại,
- Sổ đăng ký văn bản mật.
Bước 3: Nhân bản, đóng dấu Hội đồng nhân dân,
Ủy ban nhân dân cấp xã và dấu mức độ khẩn, mật
(nếu có).
* Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng
được xác định ở phần “Nơi nhận” của văn bản và
đúng thời gian quy định. Việc nhân bản văn bản mật
đi được thực hiện theo quy định tại Điều 3 Nghị định
số 26/2020/NĐ-CP.
* Đóng dấu cơ quan
- Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn
bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng
đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu
đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn
bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được
thực hiện theo quy định của bộ trưởng, thủ trưởng cơ
quan quản lý ngành.
- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải
của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần
các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 5 trang văn bản.
76