Page 76 - http://tvs.nlv.vn/trienlam

- Công chức Văn phòng - thống kê có trách nhiệm Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến trong Hệ thống.
thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về - Công chức Văn phòng - thống kê cấp xã có trách
việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống. nhiệm trình, chuyển giao văn bản đến Chủ tịch Ủy ban
Bước 2: Đăng ký, số hóa văn bản đến. nhân dân cấp xã hoặc người được giao trách nhiệm
- Đăng ký văn bản điện tử đến phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản (sau đây gọi là
+ Công chức Văn phòng - thống kê tiếp nhận văn người có thẩm quyền).
bản và đăng ký vào Hệ thống. Trường hợp cần thiết, - Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết
công chức Văn phòng - thống kê thực hiện số hóa văn văn bản đến trên Hệ thống và cập nhật vào Hệ thống
bản đến theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo,
30/2020/NĐ-CP. Công chức Văn phòng - thống kê cập trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển
nhật vào Hệ thông các trường thông tin đầu vào của dữ văn bản cho tổ chức hoặc cá nhân được giao giải quyết.
́
liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục VI - Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. giấy thì công chức Văn phòng - thống kê thực hiện
+ Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải được trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn
in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mâu Sổ đăng bản giấy đến tổ chức hoặc cá nhân được người có
̃
ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý. thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.
- Số hóa văn bản đến từ văn bản giấy Bước 4: Giải quyết văn bản đến trong Hệ thống.
Công chức Văn phòng - thống kê thực hiện số hóa - Khi nhận được văn bản đến trong hệ thống, đơn
văn bản đến định dạng giấy (định dạng Portable vị, cá nhân được giao chủ trì có trách nhiệm tổ chức
Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên; ảnh giải quyết.
màu; Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi; tỷ lệ số hóa: 100%) - Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết văn bản
và ký số của Ủy ban nhân dân cấp xã vào góc trên, bên có trách nhiệm xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn
phải, trang đầu văn bản với hình ảnh là dấu của Ủy ban bản đến theo Danh mục hồ sơ của Ủy ban nhân dân
nhân dân cấp xã thực hiện số hóa văn bản, màu đỏ, kích cấp xã; cập nhật vào hệ thống trường thông tin số và
thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng ký hiệu hồ sơ.
Portable Network Graphics (.png).
Việc số hóa tài liệu gửi kèm văn bản có định dạng 3. Quản lý văn bản đi
giấy căn cứ vào Danh mục văn bản phải số hóa và yêu Công chức Văn phòng - thống kê cấp xã phải kiểm
cầu quản lý, thực tiễn hoạt động do Ủy ban nhân dân tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
cấp xã quy định. hành chính trước khi phát hành; ghi số, ký hiệu và ngày,

73 74