Page 84 - http://tvs.nlv.vn/trienlam

- Công chức Văn phòng - thống kê cho ý kiến và - Trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi,
chịu trách nhiệm về nội dung kiểm tra, chuyển dự bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ
thảo về định dạng .pdf (phiên bản 1.4 trở lên), trình thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.
người có thẩm quyền ký số, ban hành văn bản. Bước 3: Lưu văn bản điện tử.
Bước 2: Ban hành và phát hành văn bản. - Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ
- Ban hành văn bản điện tử thống quản lý tài liệu điện tử của Hội đồng nhân dân,
+ Người có thẩm quyền ký ban hành văn bản ký số Ủy ban nhân dân cấp xã.
trên văn bản điện tử tại vị trí ký của người có thẩm - Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã có
quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy. Hình Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị
ảnh chữ ký màu xanh, định dạng.png. Sau đó chuyển định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp
cho công chức Văn phòng - thống kê để làm thủ tục luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản
phát hành văn bản. điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.
+ Công chức Văn phòng - thống kê cấp số, thời gian
ban hành vào dự thảo văn bản bằng chức năng của hệ - Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã có
thống; in và đóng dấu của Hội đồng nhân dân hoặc Ủy Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI
ban nhân dân cấp xã để lưu tại văn thư 1 bản. Sau đó Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp
ký số của Hội đồng nhân dân hoặc Ủy ban nhân dân luật có liên quan thì công chức Văn phòng - thống kê
cấp xã theo quy định và phát hành văn bản điện tử. tạo bản chính văn bản giấy để lưu tại bộ phận văn
+ Công chức Văn phòng - thống kê cập nhật vào Hệ phòng và hồ sơ công việc.
thống các trường thông tin: Ký hiệu văn bản; chức vụ, 4. Quản lý văn bản mật
họ tên người ký; tên cơ quan, tổ chức nhận văn bản; số
lượng bản phát hành. Văn bản, tài liệu có nội dung bí mật nhà nước (gọi
- Phát hành văn bản số hóa từ văn bản giấy tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy
Trường hợp Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành văn định tại Nghị định số 26/2020/NĐ-CP.
bản giấy, công chức Văn phòng - thống kê thực hiện số - Căn cứ vào Danh mục bí mật nhà nước đã được
hóa văn bản giấy theo quy định, ký số của Hội đồng cấp có thẩm quyền quyết định, Chủ tịch Ủy ban nhân
nhân dân hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã và phát hành dân cấp xã quy định loại tài liệu mang nội dung thuộc
văn bản số hóa. bí mật nhà nước thuộc độ Tuyệt mật, Tối mật, Mật của
- Văn bản đi được đăng ký bằng Hệ thống phải Ủy ban nhân dân cấp xã.
được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu - Trên bì văn bản mật đóng các dấu chữ ký hiệu độ
Sổ đăng ký văn bản đi và đóng sổ để quản lý. mật: Tài liệu “Mật” đóng dấu chữ “C”; tài liệu “Tối mật”

81 82