Page 133 - http://tvs.nlv.vn/trienlam
P. 133
+ Số đánh trên tờ tài liệu được viết bằng chữ số (iv) Viết bìa hồ sơ
Ảrập, vào góc bên phải phía trên của tờ tài liệu, theo Căn cứ vào phiếu tin hoặc thẻ tạm, ghi các thông
thứ tự từ tờ đầu tiên đến tờ cuối cùng của hồ sơ. tin lên bìa ngoài tờ bìa hồ sơ, bao gồm: tên phông, tên
+ Trường hợp đánh nhầm số thì gạch đi và đánh lại ở đơn vị, tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; số phông; số mục
bên cạnh. Những tờ bị bỏ sót, khi đánh số, có thể dùng số lục; số hồ sơ (viết tạm bằng bút chì); thời hạn bảo quản
trùng với số của tờ trước kèm theo ký tự chữ cái Latinh ở lên bìa hồ sơ in sẵn theo tiêu chuẩn ngành TCN
sau (Ví dụ: 15 a, 15 b...). 01:2002 “Bìa hồ sơ” ban hành kèm theo Quyết định số
- Sau khi đánh số tờ kết thúc cần ghi số tờ tài liệu 62/QĐ-LTNN.
vào tờ thẻ tạm hoặc phiếu tin. Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý:
(ii) Viết mục lục văn bản + Tên phông là tên gọi chính thức của đơn vị hình
Mục lục văn bản là bảng kê các tài liệu có trong thành phông. Trường hợp đơn vị hình thành phông có sự
một hồ sơ (đơn vị bảo quản) theo mẫu in sẵn. Khi viết thay đổi về tên gọi nhưng về cơ bản có chức năng, nhiệm
mục lục văn bản, cần ghi các nội dung thông tin về vụ không thay đổi (tức là chưa đủ điều kiện lập phông
từng văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục văn bản mới) thì lấy tên phông là tên gọi cuối cùng của đơn vị
được in sẵn hoặc trong tờ bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn hình thành phông.
ngành TCN 01:2002 “Bìa hồ sơ” được ban hành kèm + Chữ viết lên bìa hồ sơ phải rõ ràng, sạch, đẹp,
theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của đúng chính tả; chỉ viết tắt những từ đã được quy định
Cục trưởng Cục Lưu trữ nhà nước về việc ban hành trong bảng chữ viết tắt.
tiêu chuẩn ngành “bìa hồ sơ”. + Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu.
(iii) Viết chứng từ kết thúc Năm là, hệ thống hóa và đánh số lưu trữ cho hồ sơ
Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn (đơn vị bảo quản):
bản (nếu in riêng) và đặc điểm của tài liệu (nếu có) Hệ thống hóa hồ sơ (đơn vị bảo quản) là quá trình
trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết sắp xếp tài liệu trong phông theo một phương án phân
thúc được in riêng hoặc in sẵn trong tờ bìa hồ sơ theo loại đã định trước.
tiêu chuẩn ngành TCN 01:2002 “Bìa hồ sơ” được ban Căn cứ vào phương án phân loại đã chọn và được
hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN. xây dựng chi tiết thì hệ thống hóa các hồ sơ (đơn vị bảo
Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ quản) theo phương án đó.
kết thúc chỉ áp dụng đối với những hồ sơ bảo quản Ví dụ: Nếu ngay từ đầu chọn phương án “Thời
vĩnh viễn và hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài, từ 20 gian - Mặt hoạt động” để hệ thống hóa phông lưu trữ
năm trở lên. Ủy ban nhân dân cấp xã thì thực hiện các bước như sau:
131 132
