Page 135 - http://tvs.nlv.vn/trienlam
P. 135
(1) Chia hồ sơ theo năm, (2) Chia hồ sơ của mỗi năm tin từ phiếu tin vào máy và in từ cơ sở dữ liệu quản lý
theo các mặt hoạt động (theo khối), (3) Chia hồ sơ của và tra tìm hồ sơ (nếu có).
mỗi khối theo ngành, (4) Chia hồ sơ của từng ngành - Đóng quyển mục lục hồ sơ (ít nhất 3 bộ), để phục vụ
theo lĩnh vực của ngành, (5) Chia hồ sơ của mỗi lĩnh vực cho việc quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu.
theo các vụ việc cụ thể. Mẫu trình bày mục lục hồ sơ thực hiện theo tiêu
Đánh số lưu trữ nhằm cố định trật tự sắp xếp các chuẩn ngành TCN-04-1997 “Mục lục hồ sơ” được ban
hồ sơ (đơn vị bảo quản) trong phông. hành kèm theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày
Đánh số lưu trữ được thực hiện sau khi đã hệ 02/3/1997 của Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước về
thống hóa các hồ sơ (đơn vị bảo quản). việc ban hành tiêu chuẩn ngành “mục lục hồ sơ”.
Đánh số chính thức bằng chữ Ảrập cho toàn bộ hồ Thực tế, do số lượng hồ sơ có giá trị bảo quản “vĩnh
sơ của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý lên thẻ viễn” không nhiều và có liên quan đến các hồ sơ khác
tạm hoặc phiếu tin và lên bìa hồ sơ. Số hồ sơ được đánh nên đối với lưu trữ ở Ủy ban nhân dân cấp xã có thể bổ
liên tục trong toàn phông từ số 01 cho đến hết. Đối với sung thêm cột “Thời hạn bảo quản” sau cột “Số lượng
những lần chỉnh lý sau thì đánh số lưu trữ tiếp theo số tờ” để ghi hồ sơ “Vĩnh viễn” và “Lâu dài”.
cuối cùng trong mục lục hồ sơ của đợt chỉnh lý trước. Nếu Ủy ban nhân dân cấp xã ứng dụng công nghệ
Sáu là, lập mục lục hồ sơ: thông tin vào công tác lưu trữ để quản lý, tra tìm thì
Mục lục hồ sơ là một trong những công cụ tra cần biên mục vào Phiếu tin để nhập thông tin từ Phiếu
cứu chủ yếu trong công tác lưu trữ, dùng để thống tin vào máy.
kê và giới thiệu nội dung hồ sơ của các phông lưu - Tài liệu loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được
trữ, phục vụ cho các yêu cầu về thống kê và tra tìm tập hợp thành các nhóm theo phương án phân loại và
tài liệu lưu trữ. được thống kê thành Danh mục tài liệu hết giá trị.
Lập mục lục hồ sơ bao gồm các việc cụ thể sau:
- Viết lời nói đầu: Giới thiệu tóm tắt về lịch sử đơn vị Mẫu Danh mục tài liệu loại
hình thành phông và lịch sử phông; phương án phân loại DANH MỤC TÀI LIỆU LOẠI
tài liệu và kết cấu của mục lục hồ sơ.
- Viết các bảng chỉ dẫn mục lục hồ sơ: Bảng chỉ dẫn Bó/gói số Tập số Tiêu đề Lý do Ghi
vấn đề, bảng chỉ dẫn tên người, địa danh, bảng chữ tập tài liệu loại chú
viết tắt sử dụng trong mục lục. (1) (2) (3) (4) (5)
- Căn cứ vào nội dung thông tin trên thẻ tạm, đánh
máy và in bảng thống kê hồ sơ của phông hoặc nhập
133 134
