Page 72 - http://tvs.nlv.vn/trienlam

tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến.
bản để làm bằng chứng. - Trình văn bản đến
* Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến + Sau khi đăng ký văn bản đến, công chức Văn
- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn phòng - thống kê phải trình kịp thời cho Chủ tịch Ủy
thư phải được công chức Văn phòng - thống kê đóng ban nhân dân cấp xã xem xét và cho ý kiến phân phối,
dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ
những trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến được khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi
chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần nhận được.
thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”. + Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm
- Những văn bản đến gửi đích danh cho tổ chức việc của Ủy ban nhân dân cấp xã; chức năng, nhiệm
đoàn thể hoặc cá nhân thì chuyển cho nơi nhận mà vụ và kế hoạch công tác được giao cho các công chức
không phải đóng đấu “Đến”. chuyên môn, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phân
- Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn
khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn giải quyết văn bản (nếu cần). Đối với văn bản đến liên
bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với quan đến nhiều công chức thì cần ghi rõ người chủ trì,
công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, người phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi công
tháng, năm ban hành văn bản. chức (nếu cần).
Bước 2: Đăng ký văn bản đến. + Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục
- Lập Sổ đăng ký văn bản đến: Để quản lý thuận “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết
tiện, công chức Văn phòng - thống kê cấp xã lập các (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có)
loại Sổ đăng ký văn bản đến sau: cần được ghi vào phiếu riêng.
+ Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức; + Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải
+ Sổ đăng ký đơn, thư khiếu nại, tố cáo; quyết (nếu có) của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, văn
+ Sổ đăng ký văn bản mật đến. bản đến được chuyển trở lại công chức Văn phòng - thống
- Đăng ký văn bản đến: Phải đăng ký đầy đủ, rõ kê để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn bản đến.
ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; - Chuyển giao văn bản đến
không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt + Căn cứ vào ý kiến phân phối của Chủ tịch Ủy ban
những từ, cụm từ không thông dụng. nhân dân cấp xã, công chức Văn phòng - thống kê
- Văn bản mật được đăng ký vào sổ hoặc máy vi chuyển giao văn bản đến cho các công chức chuyên môn
tính không nối mạng. hoặc người được phân công giải quyết. Việc chuyển giao

69 70