Page 71 - http://tvs.nlv.vn/trienlam

tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn
bản để làm bằng chứng.
* Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn
thư phải được công chức Văn phòng - thống kê đóng
dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong
những trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến được
chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần
thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
- Những văn bản đến gửi đích danh cho tổ chức
đoàn thể hoặc cá nhân thì chuyển cho nơi nhận mà
không phải đóng đấu “Đến”.
- Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào
khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn
bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với
công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày,
tháng, năm ban hành văn bản.
Bước 2: Đăng ký văn bản đến.
- Lập Sổ đăng ký văn bản đến: Để quản lý thuận
tiện, công chức Văn phòng - thống kê cấp xã lập các
loại Sổ đăng ký văn bản đến sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức;
+ Sổ đăng ký đơn, thư khiếu nại, tố cáo;
+ Sổ đăng ký văn bản mật đến.
- Đăng ký văn bản đến: Phải đăng ký đầy đủ, rõ
ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản;
không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt
những từ, cụm từ không thông dụng.
- Văn bản mật được đăng ký vào sổ hoặc máy vi
tính không nối mạng.
69
Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến.
- Trình văn bản đến
+ Sau khi đăng ký văn bản đến, công chức Văn
phòng - thống kê phải trình kịp thời cho Chủ tịch Ủy
ban nhân dân cấp xã xem xét và cho ý kiến phân phối,
chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ
khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi
nhận được.
+ Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm
việc của Ủy ban nhân dân cấp xã; chức năng, nhiệm
vụ và kế hoạch công tác được giao cho các công chức
chuyên môn, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phân
phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn
giải quyết văn bản (nếu cần). Đối với văn bản đến liên
quan đến nhiều công chức thì cần ghi rõ người chủ trì,
người phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi công
chức (nếu cần).
+ Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục
“Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết
(nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có)
cần được ghi vào phiếu riêng.
+ Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải
quyết (nếu có) của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, văn
bản đến được chuyển trở lại công chức Văn phòng - thống
kê để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn bản đến.
- Chuyển giao văn bản đến
+ Căn cứ vào ý kiến phân phối của Chủ tịch Ủy ban
nhân dân cấp xã, công chức Văn phòng - thống kê
chuyển giao văn bản đến cho các công chức chuyên môn
hoặc người được phân công giải quyết. Việc chuyển giao
70