Page 68 - http://tvs.nlv.vn/trienlam

II- NGHIỆP VỤ VĂN THƯ - Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà
nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký,
Trong phạm vi phần này chúng tôi không đề cập quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo
đến nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản vì đã vệ bí mật nhà nước và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
trình bày ở Chuyên đề 2 mà chỉ tập trung vào các - Ủy ban nhân dân cấp xã không phát hành văn
nghiệp vụ quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con bản giấy đến bên nhận khi đã gửi văn bản điện tử (trừ
dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, lập hồ sơ và nộp lưu hồ trường hợp đặc biệt).
sơ vào lưu trữ Ủy ban nhân dân cấp xã. - Công chức được giao giải quyết, theo dõi công việc

của mình có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được
1. Nguyên tắc quản lý văn bản
giao, nộp lưu hồ sơ, tài liệu tại Văn phòng Ủy ban
Quản lý văn bản là việc tổ chức thực hiện các nhân dân cấp xã.
thao tác nghiệp vụ trong quy trình quản lý và giải Hồ sơ được lập phải bảo đảm các yêu cầu sau:
quyết văn bản đi - đến; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào - Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Hội
lưu trữ cấp xã. Việc quản lý văn bản của Hội đồng đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã; đúng công
nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã cần đảm bảo các việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.
nguyên tắc sau: - Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ,
- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Hội đồng hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ
nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã phải được quản lý với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn
tập trung tại bộ phận văn phòng - thống kê cấp xã để đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn - Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Văn phòng Ủy ban
bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. nhân dân cấp xã phải đủ thành phần, đúng thời hạn
- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được và thủ tục quy định.
đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày đó, - Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo
chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng
có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao,
tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi giải quyết công việc.
chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và
chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi 2. Quản lý văn bản đến
phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát Tất cả văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải
ngay sau khi văn bản được ký. được quản lý tập trung, thống nhất tại bộ phận văn

65 66