Page 67 - http://tvs.nlv.vn/trienlam

II- NGHIỆP VỤ VĂN THƯ
Trong phạm vi phần này chúng tôi không đề cập
đến nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản vì đã
trình bày ở Chuyên đề 2 mà chỉ tập trung vào các
nghiệp vụ quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con
dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ vào lưu trữ Ủy ban nhân dân cấp xã.
1. Nguyên tắc quản lý văn bản
Quản lý văn bản là việc tổ chức thực hiện các
thao tác nghiệp vụ trong quy trình quản lý và giải
quyết văn bản đi - đến; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào
lưu trữ cấp xã. Việc quản lý văn bản của Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã cần đảm bảo các
nguyên tắc sau:
- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã phải được quản lý
tập trung tại bộ phận văn phòng - thống kê cấp xã để
làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn
bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được
đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày đó,
chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến
có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa
tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi
chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và
chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi
phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát
ngay sau khi văn bản được ký.
65
- Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà
nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký,
quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo
vệ bí mật nhà nước và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
- Ủy ban nhân dân cấp xã không phát hành văn
bản giấy đến bên nhận khi đã gửi văn bản điện tử (trừ
trường hợp đặc biệt).
- Công chức được giao giải quyết, theo dõi công việc
của mình có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được
giao, nộp lưu hồ sơ, tài liệu tại Văn phòng Ủy ban
nhân dân cấp xã.
Hồ sơ được lập phải bảo đảm các yêu cầu sau:
- Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Hội
đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã; đúng công
việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.
- Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ,
hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ
với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn
đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
- Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Văn phòng Ủy ban
nhân dân cấp xã phải đủ thành phần, đúng thời hạn
và thủ tục quy định.
- Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo
vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng
mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao,
giải quyết công việc.
2. Quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải
được quản lý tập trung, thống nhất tại bộ phận văn
66