Page 69 - http://tvs.nlv.vn/trienlam

phòng của Ủy ban nhân dân cấp xã. Công chức Văn
phòng - thống kê có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký các
văn bản đến, trình Chủ tịch Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân cấp xã (hoặc người được giao trách nhiệm)
xin ý kiến phân phối văn bản và chuyển bản chính văn
bản đến cho bộ phận, cá nhân được giao trách nhiệm giải
quyết, đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn
bản. Các văn bản đóng dấu hỏa tốc, khẩn phải được đăng
ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
a) Quy trình thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản
đến truyền thống (văn bản giấy)
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến.
- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ
hoặc ngoài giờ làm việc, công chức Văn phòng - thống kê
phải kiểm tra số lượng, dấu niêm phong (nếu có), kiểm
tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
- Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì
không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến
muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có
đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), công chức Văn phòng -
thống kê phải báo cáo ngay với Chủ tịch Ủy ban nhân
dân cấp xã; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với
người chuyển văn bản.
- Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy
Fax hoặc qua mạng, công chức Văn phòng - thống kê
phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của
mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời
thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo Chủ tịch Ủy ban
nhân dân cấp xã xem xét, giải quyết.
67
* Phân loại và bóc bì văn bản
- Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã.
- Loại không bóc bì: các bì văn bản gửi đích danh cá
nhân và các tổ chức đoàn thể ở xã, công chức Văn
phòng - thống kê chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì
văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên
quan đến công việc chung của Hội đồng nhân dân, Ủy
ban nhân dân cấp xã thì cá nhân nhận văn bản có
trách nhiệm chuyển lại cho công chức Văn phòng -
thống kê để đăng ký.
Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy
định tại Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều
của Luật bảo vệ bí mật nhà nước.
- Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:
+ Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải
được bóc trước để giải quyết kịp thời;
+ Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót
văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản,
địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;
+ Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu
của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo
phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu
gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại
cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót,
thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
+ Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn
bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc
những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày,
68