Page 70 - http://tvs.nlv.vn/trienlam

phòng của Ủy ban nhân dân cấp xã. Công chức Văn * Phân loại và bóc bì văn bản
phòng - thống kê có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký các - Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi Hội đồng
văn bản đến, trình Chủ tịch Hội đồng nhân dân và Ủy nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã.
ban nhân dân cấp xã (hoặc người được giao trách nhiệm) - Loại không bóc bì: các bì văn bản gửi đích danh cá
xin ý kiến phân phối văn bản và chuyển bản chính văn nhân và các tổ chức đoàn thể ở xã, công chức Văn
bản đến cho bộ phận, cá nhân được giao trách nhiệm giải phòng - thống kê chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì
quyết, đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên
bản. Các văn bản đóng dấu hỏa tốc, khẩn phải được đăng quan đến công việc chung của Hội đồng nhân dân, Ủy
ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. ban nhân dân cấp xã thì cá nhân nhận văn bản có
trách nhiệm chuyển lại cho công chức Văn phòng -
a) Quy trình thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản thống kê để đăng ký.
đến truyền thống (văn bản giấy) Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến. định tại Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020
- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều
hoặc ngoài giờ làm việc, công chức Văn phòng - thống kê của Luật bảo vệ bí mật nhà nước.
phải kiểm tra số lượng, dấu niêm phong (nếu có), kiểm - Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:
tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. + Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải
- Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì được bóc trước để giải quyết kịp thời;
không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến + Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót
muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản,
đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), công chức Văn phòng - địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;
thống kê phải báo cáo ngay với Chủ tịch Ủy ban nhân + Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu
dân cấp xã; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo
người chuyển văn bản. phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu
- Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại
Fax hoặc qua mạng, công chức Văn phòng - thống kê cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót,
phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời + Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn
thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo Chủ tịch Ủy ban bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc
nhân dân cấp xã xem xét, giải quyết. những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày,

67 68